Privacy en veiligheid

MaxAssist neemt de privacy van al haar gebruikers (docenten, leerlingen, medewerkers) en bezoekers van haar website en applicaties zeer serieus. We houden ons bij de verwerking van persoonsgegevens aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassingsgebied en verwerkingsrollen

• MaxAssist als verwerker: in de meeste gevallen worden onze applicaties gebruikt op basis van een overeenkomst met een school of organisatie. Die organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke, en MaxAssist verwerkt de persoonsgegevens namens hen (zie ook de Verwerkersovereenkomst).
• MaxAssist als verwerkingsverantwoordelijke: voor sommige gegevens (bijv. account- en betalingsinformatie van individuele abonnementen) treedt MaxAssist op als verwerkingsverantwoordelijke, omdat wij die gegevens voor eigen doeleinden verwerken (zoals facturatie).

2. Gebruikers die via een organisatie toegang krijgen

Wanneer je door jouw school, werkgever of een andere organisatie bent aangemeld als gebruiker van MaxAssist, verwerken wij de persoonsgegevens die jouw organisatie aan ons doorgeeft (zoals je e-mailadres). De organisatie is in dat geval de formele contractpartner en verwerkingsverantwoordelijke. Bij vragen of verzoeken over je persoonsgegevens kun je je eerst richten tot de beheerder binnen die organisatie.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

3.1 Website

• Contactformulier: als je via het contactformulier contact met ons zoekt, verwerken we je naam, e-mailadres en eventuele andere gegevens die je met ons deelt (bijv. jouw bericht).
• Proefperiode: als je individueel gebruikmaakt van een proefperiode, verwerken wij alleen je (school-)e-mailadres om je toegang te geven.

3.2 Applicaties

• Registreren en inloggen: in principe alleen je e-mailadres. Indien de organisatie jou toevoegt, ontvang je inloggegevens vanuit die organisatie.
• Gebruik van MaxAssist: wij verwerken enkel de gegevens die je invoert, zoals lesmateriaal (opgeslagen onder jouw account).
• Licentie/abonnement: bij betaalde licenties verwerken we je naam, e-mailadres, betaalmethode en betaalstatus (gedeeltelijk via onze betalingsproviders).
• Technische gegevens: om onze diensten te beveiligen en te verbeteren, verzamelen wij automatisch bepaalde technische gegevens (bijv. IP-adres, browsertype, besturingssysteem, tijdstempel).

4. Cookies en vergelijkbare technologieën

• Prestatiecookies: voor het meten en verbeteren van onze website.
• Functionele cookies: voor het bieden van verbeterde functionaliteit.
• Strikt noodzakelijke cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website.

Wij staan geen derden toe om gebruikersgegevens te gebruiken voor geautomatiseerde profielen of gepersonaliseerde advertenties. We gebruiken analysetools uitsluitend voor het verbeteren van onze diensten.

5. Delen van gegevens

5.1 Verwerkers

Wij maken gebruik van sub-verwerkers die ons ondersteunen bij hosting, betalingen, e-mail, etc. Deze partijen verwerken persoonsgegevens alleen in onze opdracht en binnen de EER (of met passende EU-/AVG-waarborgen). Voorbeelden zijn:

• Hostingproviders (servers in de EU)
• Betalingsproviders (voor het verwerken van betalingen)
• E-mail- en CRM-software (binnen de EU)

Als je via een organisatie werkt, treden wij samen op volgens de verwerkersovereenkomst (privacyconvenant).

5.2 Externe partijen

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan toezichthouders, de Belastingdienst of opsporingsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Beveiliging

We zetten ons in voor het beschermen van informatie die via onze diensten wordt ontvangen. Voorbeelden:

• Versleutelde opslag (AES-256), versleutelde overdracht (TLS).
• Logging van incidenten en gebruikersactiviteiten, zodat we problemen kunnen opsporen en oplossen.
• Periodieke controles van de beveiligingsmaatregelen (bijv. met tools zoals Snyk).

Geen enkele beveiligingsmaatregel is 100% risicovrij, maar we streven naar continue verbetering.

7. Jouw rechten

• Inzage, correctie, verwijdering: je kunt je gegevens (zoals je e-mailadres) inzien of laten verwijderen/corrigeren.
• Overdraagbaarheid: je hebt het recht om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, indien van toepassing.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, voor zover die op grond van ons gerechtvaardigd belang plaatsvinden.

Let op: ben je een organisatiegebruiker (bijv. via school)? Dan kun je je verzoek tot inzage of verwijdering ook indienen bij je organisatie, die verwerkingsverantwoordelijke is voor jouw onderwijsgerelateerde gegevens.

8. E-mail en communicatie

We gebruiken je e-mailadres voor functionele berichten die direct verband houden met je gebruik van onze diensten, zoals accountbevestigingen, wijzigingen in diensten en aanwijzingen voor het gebruik van de applicatie. Andere e-mail, zoals een nieuwsbrief, ontvang je alleen als je daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Die toestemming kun je altijd weer intrekken.

9. Bewaartermijnen

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

• Accountgegevens: zolang je account actief is, plus een redelijke periode daarna.
• Communicatie: max. 2 jaar na het laatste contact.
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting).

Voor organisatiegebruikers gelden verder de bewaartermijnen die de organisatie in de rol van verwerkingsverantwoordelijke bepaalt, conform de verwerkersovereenkomst.

10. Internationale gegevensoverdrachten

MaxAssist (EverWise B.V.) is gevestigd in Nederland en onze servers staan binnen de EU. Je gegevens worden niet buiten de EU verwerkt of opgeslagen, tenzij een wettelijke verplichting of jouw expliciete toestemming daartoe bestaat.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

MaxAssist kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je (bijvoorbeeld via e-mail of in de applicatie) minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze privacyverklaring en alle overeenkomsten met MaxAssist is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden, tenzij dwingend recht anders voorschrijft, voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

13. Aanvullende AVG-informatie

• Rechtsgrondslag: wij verwerken persoonsgegevens op basis van (a) toestemming, (b) uitvoering van een overeenkomst, (c) wettelijke verplichting of (d) gerechtvaardigd belang.
• Klachten: je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

14. Publicatie van AI-gegenereerde content

Voor zover eindgebruikers AI-gegenereerde teksten, afbeeldingen of andere content maken en deze publiekelijk delen, dienen zij rekening te houden met (toekomstige) AI-transparantieverplichtingen in de AI Act. Dat kan inhouden dat het voor het algemene publiek kenbaar moet zijn dat de betreffende content is gegenereerd door een AI-systeem. MaxAssist faciliteert generatieve AI-functionaliteit, maar is niet verantwoordelijk voor het wel/niet correct labelen van gedeelde content.

15. Contact

Heb je vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring? Neem contact met ons op. Binnen vijf werkdagen proberen wij te reageren.